Considerações Iniciais 

O Grupo Rodrigues Solutions é uma das maiores, mais sólidas e respeitadas empresas do ramo de administração de condomínios, com sede em São Paulo e filiais na Praia Grande/SP, Mogi das Cruzes/SP e Orlando (USA), e devidamente inscrita (como pessoa jurídica) no CRA (Conselho Regional de Administra), CRECI (Conselho Regional de Corretores de Imóveis), SECOVI (Sindicato da Habitação) e CAU (Conselho de Arquitetura e Urbanismo). 

Todo nosso time de especialistas está à disposição de você cliente-parceiro, objetivando sempre o aprimoramento dos serviços, e a satisfação como resultado final a ser atingido. 

Tenha a tranquilidade e a confiança de ter em seu condomínio uma das mais tradicionais e ao mesmo tempo modernas administradoras do mercado. 

Conte sempre conosco! 

Objetivo 

Estas instruções têm por objetivo auxiliar síndicos e demais membros do corpo diretivo condominial (ex.: subsíndicos e conselheiros), no que diz respeito as prestações de contas mensais (chamadas também de balancetes demonstrativos) do condomínio. 

Através destas instruções, os síndicos e membros do corpo diretivo condominial poderão ter maior sucesso e controle no que diz respeito às finanças do condomínio. Por isso pedimos um pouquinho de seu tempo, para uma leitura deste manual.

E lembramos que acerca de diversos outros assuntos condominiais, temos alguns guias de instruções para servir de apoio aos síndicos e demais membros do corpo diretivo condominial. Consulte-nos.

É o Grupo Rodrigues Solutions trabalhando constatemente para dar maior apoio e suporte aos seus clientes. 

Vamos lá? Estamos juntos nesta jornada!

1. Acessando as Pastas Digitais de Prestações de Contas 

Já no início deste manual de instruções decidimos destacar que as Pastas de Prestações de Contas de seu condomínio estão disponíveis em versão interativa, no menu PRESTAÇÃO DE CONTAS. 

Veja o passo a passo de como acessar as prestações de contas mensais do seu condomínio: 

Acesso via SITE (www.gruporodrigues.net): 
1) acesse www.gruporodrigues.net
2) clique em “Nova Área do Condômino”; 
3) digite seu e-mail/senha e clique em “Entrar Agora”; 
4) no menu lateral esquerdo, escolha a opção “Prestação de Contas”; 
5) agora é só escolher o mês desejado (botão azul no centro da tela) e navegar pelos diversos relatórios de prestação de contas; 

Via SITE as informações são ampliadas, já que pelo APP há um limite imposto naturalmente pela tela e configurações do aparelho de telefonia. 

Acesso via APP (GRUVI, www.gruporodrigues.net/app): 
1) acesse o app GRUVI; 
2) após fazer login, clique em “Condomínio” (ícone central no menu na parte de baixo da tela); 
3) abrirá a opção “Área do Condômino”; 

4) clique na opção “Ver Mais”; 
5) clique na opção “Prestação de Contas”; 
6) agora é só escolher o mês desejado (botão rosa na parte superior esquerda da tela) e navegar pelos diversos relatórios de prestação de contas; 
Seja pelo site ou pelo app, os condôminos podem não só consultar os relatórios, como também extratos bancários, comprovantes de despesas e afins. 
Obs.: as pastas antigas (ex.: 1° Semestre de 2023), estão digitalizadas (PDF, em um único arquivo por mês) na opção “Documentos” no menu. Contudo, as pastas mais recentes já estão disponíveis no Menu “Prestação de Contas”, acessíveis de forma interativa. 

Agora vamos tratar efetivamente da prestação de contas. 

2. Separação de Documentos para Elaboração da Prestação de Contas 

A elaboração da prestação de contas se inicia com a separação dos documentos que o compõe. Para isso, é importante uma absoluta organização daquele que gere as finanças do condomínio. 

Sugerimos que seja designada uma única pessoa para separação e guarda dos documentos financeiros do condomínio. Esta pessoa pode ser o próprio síndico ou um membro do corpo diretivo condominial, ou até mesmo o zelador (como acontece em alguns casos). 

O ideal é que a pessoa responsável pela separação e guarda dos documentos financeiros do condomínio, mantenha uma única pasta, malote ou caixa para guarda dos documentos mensais. 

Tudo aquilo que for relacionado às despesas, receitas, movimentações bancárias etc., relacionados a um determinado mês, devem ser arquivados nesta pasta específica. Assim, todos os documentos de um determinado mês de competência não se extraviarão.  

3. Envio de Documentos para Composição da Prestação de Contas  

Agora que todos os documentos ficarão devidamente separados, o próximo passo é enviá-los ao Grupo Rodrigues Solutions. 

Nos primeiros dias do mês seguinte ao mês de competência dos documentos, todos estes documentos deverão ser encaminhados para o Grupo Rodrigues Solutions, para elaboração da pasta de prestação de contas. 

Se possível, lembre-se de enviar os documentos em uma única remessa.  

O CENÁRIO IDEAL É, por exemplo, que os documentos relativos a janeiro/2022 sejam enviados nos primeiros dias de fevereiro/2022, e que este envio se dê referencialmente de uma só vez, evitando, se possível, mandar documentos aos poucos. 

Estes documentos deverão ser enviados via malote físico ou eletrônico (eletrônico é por e-mail contabilidade@gruporodrigues.net ou pelo nosso app).  

E se o responsável pelo condomínio preferir, todos estes documentos poderão ser relacionados ou detalhados em uma folha (protocolo), enviada também no malote (esse protocolo é facultativo). 

Destacamos que: a origem, lisura e veracidade dos documentos são de responsabilidade daquele que efetuou os respectivos gastos. Ao Grupo Rodrigues Solutions não cabe emitir juízo de valor sobre a origem, lisura ou veracidade dos documentos, bem como sobre a necessidade ou não de despesas. 

Ao chegar ao nosso departamento contábil, o malote é aberto em conjunto por dois funcionários, que conferem e relacionam os itens recebidos do condomínio. E quando há relação (protocolo) enviado pelo condomínio, eles fazem a conferência e assinam o recibo. Este protocolo é devolvido na próxima visita. 

Há possibilidade de cadastrar um e-mail do condomínio ou do responsável junto ao nosso departamento contábil (contabilidade@gruporodrigues.net), para que todos os documentos recebidos em nossa empresa sejam automaticamente relacionados, enviando o recibo eletrônico. 

Lembramos que nossa equipe de motoboy não está autorizada a conferir malotes ou documentos, pois eles apenas são encarregados de fazer a retirada e a entrega de documentos. Toda e qualquer conferência é feita na sede de nossa empresa. Igualmente, lembramos que nossa equipe de motoboy não está autorizada a transportar valores. 

O envio eletrônico de documentos (por e-mail ou app) é o mais recomendável, e neste caso, a via física não precisa ser enviada posteriormente. 

4. Elaboração da Prestação de Contas 

Com o encerramento do mês, e após o Grupo Rodrigues Solutions recepcionar os documentos, inicia o processo de elaboração da prestação de contas. 

Todas as informações bancárias, receitas e despesas são lançadas em sistema, gerando os números finais da prestação de contas do seu condomínio. 

4.1. A Importância da Conciliação Bancária 

Para que uma prestação de contas seja considerada CONFORME, é fundamental que todos os documentos apresentados (por exemplo, notas fiscais, recibos etc.) conciliem exatamente com a conta bancária do condomínio. 

Ou seja, se tivermos um total de R$ 20.120,00 de saídas bancárias, é fundamental que as despesas apresentadas (notas fiscais, recibo etc.) totalizem os mesmos R$ 20.120,00, exatamente.  

Se as despesas apresentadas estiverem rigorosamente de acordo com as saídas bancárias, teremos a chamada conciliação bancária. Com isso, certamente esta prestação de contas não terá problemas de conciliação. 

Contudo, se as saídas bancárias foram superiores ou inferiores as despesas apresentadas (notas fiscais, recibos etc.), não teremos a conciliação bancária, e isto irá gerar divergência no saldo de caixa. 

Lembre-se: a conciliação bancária deve ser o alvo de todo aquele que gere os recursos condominiais. 

4.2. A Origem de Possível Divergência 

A divergência em uma prestação de contas vai existir sempre que as informações bancárias não forem idênticas (conciliadas) aos documentos apresentados (notas fiscais, recibos etc.). 

Lembre-se: quem faz a prestação de contas é um profissional capacitado, contudo, este profissional não tem como elaborar um balancete conciliado, se o responsável pela gestão não enviar os documentos rigorosamente conciliados com a conta bancária. 

Um balancete considerado CONFORME é aquele que concilia dados bancários com os documentos apresentados. Mas lembre-se que conciliar não é aproximar, mas é bater exatamente. 

Quanto tenho um total de saídas bancárias de R$ 20.120,00 e tenho a apresentação de R$ 20.100,00 em documentos (notas fiscais, recibos etc.), isto significa que gerou uma divergência de R$ 20,00 naquele determinado mês. Isto pode ser um problema. 

O valor de R$ 20,00 em um mês parece pouco, mais ao final de um mandato (que pode durar um mês ou anos), pequenas divergências como esta podem gerar grandes inconsistências no caixa final. 

A divergência para mais ou para menos deve ser combatida sempre. 

4.3. Os Eventuais Recursos Geridos Internamente 

No item anterior destacamos que a divergência ‘pode’ ser um problema. Isto não significa que sempre será. Isto porque, aqueles R$ 20,00 faltantes no exemplo anterior podem estar em poder do representante do condomínio, para utilização em pequenas despesas. Isto não é, em regra, errado, mas definitivamente não deveria ser feito. Vejamos: 

Infelizmente, nem todos os fornecedores e prestadores de serviços aceitam emitem boleto ou aceitam PIX, e com isso pequenas despesas do dia a dia condominial que precisam custeadas em espécie (dinheiro). Mas isso não é recomendável (especialmente após a implantação do PIX). 

Buscando resolver este problema, em alguns casos o responsável pelo condomínio acaba ficando com pequenos valores em espécie para pagar tais gastos menores. 

Mas para que o responsável pelo condomínio não se perca, é fundamental que todos esses valores em espécie sejam por ele rigorosamente controlados e informados ao Grupo Rodrigues Solutions por ocasião do envio dos documentos. 

Se o responsável pelo condomínio não controlar e informar os valores em espécie que tem, daí sim voltamos a ter um problema. 

Mas lembre-se: sempre evite gerir recursos em espécie internamente. 

E mais, sugerimos que não haja qualquer tipo de gestão interna de recursos. Evite relação com fornecedores e prestadores de serviços que não emitem boleto ou que não aceitem PIX, pois eventual transtorno em caixa não vale à pena. 

4.4. O Fechamento da Pasta Mensal de Prestação de Contas 

Com todos os documentos em mãos, os profissionais do Grupo Rodrigues Solutions irão proceder ao fechamento da prestação de contas. 

Mas lembre-se, que para uma prestação de contas ser fechada sem problemas é fundamental: 1) O envio de todos os documentos, e preferencialmente de uma só vez; 2) O envio de todos os documentos no prazo (de preferência na primeira semana do mês seguinte); 3) A existência de perfeita conciliação entre as informações bancárias e os documentos apresentados (notas fiscais, recibos etc.). 

4.5. No Fechamento da Prestação de Contas surgiu Dúvida ou Divergência. E agora? 

Se durante a elaboração da Prestação de Contas os profissionais do Grupo Rodrigues Solutions constarem qualquer dúvida ou divergência, não há motivo para o síndico (gestor) ficar chateado ou bravo. 

Lembre-se: Nossos profissionais estão lidando com informações financeiras de outro, e eles não têm como esclarecer alguma dúvida sem prévio contato com o responsável pelo condomínio. 

Portanto, ao fazermos contato buscando esclarecer dúvida ou divergência, não estamos acusando o responsável pelo condomínio de nada de ilícito, tampouco colocando em dúvida sua idoneidade. Apenas buscamos auxiliá-lo na elaboração de uma prestação de contas considerada CONFORME. 

Por isso lembre-se: os profissionais do Grupo Rodrigues Solutions, ao ligarem ou mandarem e-mail, informando sobre a dúvida ou divergência, não estão sendo chatos, mas sim estão buscando proteger: 1) a própria gestão atual do condomínio; 2) a economia do condomínio;  

O Grupo Rodrigues Solutions é parceira dos gestores dos condominiais, e é por isso que prestamos toda assessoria nos fechamentos financeiros (prestações de contas). 

Esclarecida a dúvida ou sanada a divergência, a prestação de contas é fechada sem problemas.  

Contudo, se a dúvida ou divergência permanecerem, iremos aguardar o tempo limite pela solução. O tempo limite é o prazo que temos para fechar aquela prestação de contas até que seja necessário imprimir os boletos bancários condominiais (que têm o balancete em seu bojo). Se chegar próximo ao prazo de impressão dos boletos bancários, aquela prestação de contas poderá ser fechada no estado em que estiver e a divergência permanece. 

4.6. Lidando com os Saldos 

No condomínio existe aquele caixa principal chamado de CONTA ORDINÁRIA. Este é o caixa principal e ali são geridas as receitas e despesas ordinárias do condomínio. 

Contudo, quando não há conciliação exata entre os lançamentos em prestação de contas e a conta bancária, o saldo final certamente não irá bater (conciliar). Como regra, o saldo da conta ordinária deve ser correspondente ao saldo da conta corrente. 

Em alguns casos o saldo de uma prestação de contas poderá ser dividido em dois: 1) saldo conta corrente (conta ordinária); 2) saldo conta gestão interna – síndico; igualmente poderão existir outras subcontas (ex.: se o condomínio possuir conta investimento, arrecadações extraordinárias e afins – para criação de subcontas, favor solicitar via contabilidade@gruporodrigues.net e para movimentações específicas nestas subcontas, favor indicar no ato de envio das informações respectivas). 

Tudo aquilo que sobrar ou faltar na conta corrente, passa a ser transportado para a chamada ‘conta gestão interna – síndico’. Gerando um saldo final desta ‘conta’ em paralelo à ‘conta ordinária’. 

Vejamos um exemplo: 

Quanto tenho um total de saídas bancárias de R$ 20.120,00 e tenho a apresentação de R$ 20.100,00 em documentos (notas fiscais, recibos etc.), isto significa que gerou uma divergência de R$ 20,00 naquele determinado mês. 

Constatada a divergência, os profissionais do Grupo Rodrigues Solutions farão contato com o responsável pela gestão financeira do condomínio. 

Se o responsável pela gestão financeira do condomínio informar tratar-se da falta de uma ou mais notas (despesas), os profissionais do Grupo Rodrigues Solutions solicitarão o seu urgente envio. Enviada a nota, a divergência é sanada e o saldo final será conciliado. 

Contudo, se não for sanada a divergência, presumiremos que este valor ficou em espécie no condomínio para as chamadas pequenas despesas (item 4.3), gerando um saldo em ‘conta corrente’ de XX,XX e um saldo em ‘conta gestão interna – síndico’ de R$ 20,00. 

Este saldo (conta gestão interna – síndico) será deduzido, acrescido ou zerado, mês a mês. Este saldo poderá ser positivo ou negativo (será negativo sempre que sobrar recursos na conciliação bancária). O saldo negativo na ‘conta gestão interna – síndico’, poderá indicar que o responsável pela gestão financeira do condomínio emprestou valores ao condomínio. 

Mas caso o responsável pela gestão financeira do condomínio não deseje a indicação de saldo (conta gestão interna – síndico), será fundamental: 1) Não gerir recursos internamente, pagando tudo somente via cheque, cartão (se possível) ou internet (se possível, PIX ou Transferência); 2) Enviar documentos (notas fiscais, recibos etc.), em exata conciliação com o movimento da conta bancária do condomínio; 3) Não gerir quaisquer valores em mãos; 

Os profissionais do Grupo Rodrigues Solutions estão à disposição para auxiliar o responsável pela gestão financeira do condomínio em sanar problemas nos fechamentos de balancetes.  

5. Envio da Pasta de Prestação de Contas ao Condomínio 

Uma vez concluído o fechamento da pasta de prestação de contas pelos profissionais do Grupo Rodrigues Solutions, ele é impresso, encadernado e enviado ao condomínio, além de ser disponibilizado eletronicamente por nosso site e app. 

Lembre-se: as pastas de prestação de contas devem sempre ser arquivados no condomínio. Nossos profissionais não têm autorização para arquivar estes tipos de documentos em nossa sede. 

Ao síndico do condomínio cabe o arquivo dos balancetes. Isto mesmo, o dever é do síndico. Isto porque embora possa haver um corpo diretivo como corresponsável pela gestão, o dever legal é imposto ao síndico. 

Por isso orientamos que todos os síndicos arquivem rigorosamente os balancetes do condomínio.  

E orientamos que qualquer pedido de vista aos balancetes deve ser controlado por protocolos. Qualquer sumiço ou danos nos balancetes é de responsabilidade do síndico (essa questão pode ser sanada com a pasta digital – mas muitos condomínios não abrem mão da pasta física). 

Eventual correção ou ajuste na prestação de contas é algo normal, pois lembre-se que a gestão foi feita por uma pessoa (ex.: síndico) mas o lançamento contábil é feito por outra pessoa (funcionário do Grupo Rodrigues), e por isso pode haver divergência de interpretação ou algo similar.  

Por isso, ao receber a pasta, faça uma análise e nos informe sobre eventual ajuste necessário. O prazo para solicitar qualquer correção ou retificação na Pasta de Prestação de Contas ao Grupo Rodrigues Solutions é de 15 (quinze) dias corridos, contados de sua entrega física no condomínio ou disponibilização digital (o que ocorrer primeiro).

6. Arquivando as Pastas Mensais de Prestação de Contas 

Orientamos que todos as Pastas de Prestações de Contas sejam arquivadas pelo síndico, conforme item 5.  

É importante que este arquivamento se dê em local seguro e de acesso restrito, já que as prestações de contas são documentos muito importantes e geralmente contém informações sensíveis do condomínio.  

Sempre que possível, organize sempre o arquivamento das pastas por ordem cronológica, e deixem a disposição por pelo menos 5 (cinco) anos. 

6.1. E os Documentos Originais de uma Pasta de Prestação de contas? 

Quanto aos “documentos originais” que compõe uma prestação de contas, seguem algumas considerações importantes: 

Em um mundo já digital, em que as faturas, notas boletos e afins são enviadas majoritariamente por e-mail, o conceito de “documento original” como conhecíamos vai perdendo a força. Exemplo: uma nota fiscal enviada em PDF, é original só se estiver impressa? Não. Ela em versão digital é um arquivo original, válido e juridicamente eficaz. 

Um extrato bancário (ou um comprovante de pagamento bancário) PDF emitido pelo Banco, é original apenas se tiver impresso? Não. A versão PDF tem a mesma força legal de um documento “original impresso”. 

Por isso a pasta digital e a pasta física são idênticas. Ambas possuem lastro em documentos digitais. E os documentos fiscais impressos? Eles podem ser guardados pelo condomínio, ou até mesmo podem ser descartados. Isso porque, a versão digitalizada possui mesmo valor do impresso, sobretudo porque atualmente faturas, boletos, notas ficais, comprovantes bancários e afins são gerados eletronicamente (geralmente em PDF). E esses PDFs possuem a mesma força do (antigo) original (impresso). 

Tanto é assim que processos judiciais desde a primeira instância até o STF são instruídos com documentos 100% digitais.  

Mas quem é o responsável por tais documentos? Quem os “assina” como arquivo digital. No caso das pastas, a assinatura é do Grupo Rodrigues Solutions, uma administradora regularmente inscrita no CRA-SP e no CRECI-SP, com mais de 20 anos de mercado. No caso dos processos judiciais, pelos atores processuais respectivos, quais sejam as partes, os juízes, os advogados etc. 

Uma declaração de imposto de renda: qual é a original? a física (impressa) ou a digital? Ambas. Mas no caso, podemos dizer que a digital é a “original”. 

Notas fiscais: qual é a original? a física (impressa) ou a digital? Ambas. Mas no caso, podemos dizer que a digital é a “original”. 

Hoje em dia até documentos de veículos (CRLV) são exclusivamente digitais. E o sentido é o mesmo: que o arquivo digital tem valor de “original” (impresso), desde que sua autenticidade possa ser aferida. No caso das pastas digitais, a autenticidade pode ser confirmada/aferida em nosso site ou app, bem como junto aos respectivos emitentes das informações (ex.: banco, fornecedores etc.). 

Inclusive esse é o sentido do nosso “malote digital”. Ou seja, o condomínio pode enviar contas, boletos, faturas, notas, tudo exclusivamente por site ou app na função “DESPESAS DO SÍNDICO”. Com isso o arquivo (ex.: PDF ou JPEG) sobe para a nossa plataforma e ali é armazenado, passando a versão digital ter força de original. 

Mas e se houver “falsificação” ou “adulteração”? Primeiramente é importante ressaltar que a boa-fé nas relações jurídicas é a regra do Código Civil. Mas essa conduta irregular teria que ocorrer antes, na via física ou na via digital. Todavia, em um mundo cada vez mais digital poderia ser facilmente comprovado pelo simples confronto de informações. Ex.: uma conta de água ou energia podem ser facilmente conferidas no site da concessionária, um extrato ou comprovante bancário podem ser facilmente conferidos juntos a instituição financeira, e uma nota fiscal também pode ser facilmente conferida no site da prefeitura.  

E no caso de nossos clientes, além de nossa responsabilidade civil, devemos observar que a conta corrente do condomínio é própria e não pool. E por isso, receitas e despesas possuem rigorosa CONCILIAÇÃO BANCÁRIA, o que afasta qualquer malversação. E por isso é que os conselheiros também possuem, caso desejem, acesso a conta bancária do condomínio, podendo auditar em tempo real tudo. 

Portanto, reafirmamos que os documentos que integram as pastas mensais estão digitalizados e possuem força de original, podendo as vias físicas serem guardadas (no próprio envelope em que a enviamos) ou até mesmo descartadas. 

7. Submetendo as Pastas de Prestações de Contas à Comissão/Conselho 

Periodicamente é fundamental que o síndico e comissão se reúnam para analisar as pastas (embora possam fazê-lo individualmente 24h por dia e 7 dias por semana via site e app). Mas estas reuniões informais entre síndico e comissão poderão ser mensais ou, no mínimo trimestrais. E visarão analisar os números financeiros do condomínio. 

Ao final de cada reunião entre síndico e comissão, é recomendável que todos assinem, se possível, as pastas físicas, no local indicado. Isso indica uma recomendação de aprovação das contas por assembleia. 

O síndico poderá ter problemas caso as pastas não estejam assinadas pela comissão, pois isto poderá sugerir que seus pares não estão cientes dos créditos, débitos e saldos. Por outro lado, a comissão poderá ser responsabilizada pela omissão no dever de fiscalizar os atos do síndico. Enfim, analisar as pastas e posteriormente assiná-las é bom para todos, pois traz transparência. 

8. Assembleias de Prestação de Contas 

É dever do síndico convocar anualmente assembleia para prestação de contas, ocasião em que todas as pastas deverão ser apresentadas por ele à coletividade condominial. 

A assembleia é, por imposição legal, a destinatária das contas, portanto a assembleia pode aprovar ou reprovar totalmente ou parcialmente as contas do síndico. Por isso é tão importante realizar assembleia de prestação de contas. 

Uma vez aprovadas as contas em assembleia, como regra, elas não podem mais ser questionadas. Se rejeitadas as contas, o síndico e/ou comissão (a depender do caso) poderão ser compelidos até mesmo a devolver valores ao condomínio. 

Por isso orientamos o síndico: 1) nunca realize ou autorize despesas que não estejam previstas no orçamento; 2) toda e qualquer grande despesa deve ser aprovada por assembleia; 3) cuide bem das pastas físicas, pois embora exista a versão digital, a pasta física traz segurança aos condôminos no dia a dia; 4) tenha perfeita conciliação bancária em suas prestações de contas; 5) não conceda descontos ou faça acordos de débitos diretamente com moradores; 6) evite gerir recursos em espécie; 7) convoque anualmente assembleia de prestação de contas. 

9. Prestando Contas aos Condôminos 

Mensalmente, juntamente com o boleto de contribuição condominial, é enviado aos condôminos um resumo de balancete demonstrativo do condomínio, e essa é a prestação de contas mensal. 

Este resumo serve: 1) para prestar contas a cada um dos coproprietários; 2) para possibilitar que o coproprietário construa sua dúvida, seja para saná-la junto ao síndico, seja para apresentar à assembleia de prestação de contas; 

Orientamos que o síndico e comissão mantenham, sempre que possível bom relacionamento com os demais coproprietários, esclarecendo as dúvidas relativas aos balancetes sempre que solicitado.  

Mas sabemos que nem sempre isto é possível, isto porque, infelizmente existem alguns condôminos que fazem cobranças ou questionamentos de maneira inconveniente.  

Neste caso extremo, sugerimos que: 1) oriente o condômino queixoso a agendar horário com o síndico e/ou com a comissão para olhar as pastas físicas (mas recomendamos que priorizem orientar a olharem as versões digitais); 2) se for impossível a sugestão anterior, sugerimos que o condômino queixoso receba a resposta de que em assembleia de prestação de contas todas as dúvidas serão sanadas, já que cabe a assembleia analisar as contas e não aos condôminos individualmente. 

Neste sentido, citamos uma importante jurisprudência do Superior Tribunal de Justiça: 

RECURSO ESPECIAL. PROCESSO CIVIL. CONDOMÍNIO. PRESTAÇÃO DE CONTAS. CARÊNCIA DA AÇÃO. CONDÔMINO. ILEGITIMIDADE ATIVA. ART. 22, § 1º, f, DA LEI nº 4.591/1964. FALTA DE INTERESSE DE AGIR. DOCUMENTOS APRESENTADOS EXTRAJUDICIALMENTE. 1. O condômino, isoladamente, não possui legitimidade para propor ação de prestação de contas, pois a obrigação do síndico é de prestar contas à assembleia, nos termos do art. 22, § 1º, f, da Lei nº 4.591/1964. 2. Faltará interesse de agir ao condômino quando as contas já tiverem sido prestadas extrajudicialmente, porque, em tal hipótese, a ação judicial não terá utilidade. 3. Recurso especial provido. (STJ – REsp: 1046652 RJ 2008/0075993-0, Relator: Ministro RICARDO VILLAS BÔAS CUEVA, Data de Julgamento: 16/09/2014, T3 – TERCEIRA TURMA, Data de Publicação: DJe 30/09/2014 RDDP vol. 141 p. 122). 

10. Conte com o Grupo Rodrigues Solutions 

O síndico e a comissão devem sempre contar com o Grupo Rodrigues Solutions, seja por atendimento telefônico, por e-mail ou pessoalmente. 

Por isso, caso tenha qualquer problema relacionado aos nossos serviços procure um de nossos funcionários, e se não houver solução, procure um de nossos gerentes ou diretores.  

O Grupo Rodrigues Solutions, e seu time de especialistas, são parceiros do síndico, comissão e condôminos, por isso conte sempre conosco! 

*Documento elaborado em janeiro/2012, revisado em julho/2021 e em 11/2023.