INSTRUÇÕES SOBRE AS PRESTAÇÕES DE CONTAS MENSAIS

Objetivo

Estas instruções têm por objetivo auxiliar síndicos e demais membros do corpo diretivo condominial, no que diz respeitos as prestações de contas (chamadas também de balancetes demonstrativos neste documento) mensais do condomínio.

Através destas instruções, os síndicos e membros do corpo diretivo condominial poderão ter maior sucesso e controle no que diz respeito às finanças do condomínio.

Acerca de diversos assuntos condominiais, lançaremos guias de instruções para servir de apoio aos síndicos e demais membros do corpo diretivo condominial.

É o Grupo Rodrigues trabalhando para dar maior apoio e suporte aos seus clientes

Separação de Documentos

A elaboração do balancete demonstrativo se inicia com a separação dos documentos que o compõe. Para isso, é importante uma absoluta organização daquele que gere as finanças do condomínio.

Sugerimos que seja designada uma única pessoa para separação e guarda dos documentos financeiros do condomínio. Esta pessoa pode ser o próprio síndico ou um membro do corpo diretivo condominial.

O ideal é que a pessoa responsável pela separação e guarda dos documentos financeiros do condomínio, crie uma única pasta ou caixa para guarda dos documentos mensais.

Tudo aquilo que for relacionado às despesas, receitas, movimentações bancárias etc., relacionados a um determinado mês, devem ser arquivados nesta pasta específica. Assim, todos os documentos de um determinado mês de competência não se extraviarão.

Envio de Documentos

Agora que todos os documentos ficarão devidamente separados, o próximo passo é enviá-los ao Grupo Rodrigues.

Nos primeiros dias do mês seguinte ao mês de competência dos documentos, todos estes documentos deverão ser encaminhados para o Grupo Rodrigues, para elaboração do balancete demonstrativo.

Lembre-se de sempre enviar os documentos em uma única remessa. Por exemplo: os documentos relativos à Janeiro/2012 devem ser enviados nos primeiros dias de Fevereiro/2012, e este envio deve ser de uma só vez. Nunca mande documentos aos poucos.

Estes documentos deverão ser enviados via malote. E, se o responsável pelo condomínio preferir, todos estes documentos poderão ser relacionados ou detalhados em uma folha (protocolo), enviada também no malote.

Destacamos que: a origem, lisura e veracidade dos documentos são de responsabilidade daquele que efetuou os respectivos gastos. Ao Grupo Rodrigues não cabe emitir juízo de valor sobre a origem, lisura ou veracidade dos documentos, bem como sobre a necessidade ou não de despesas, já que a gestão é feita pela própria comissão eleita em assembleia.

Ao chegar ao nosso departamento contábil, o malote é aberto em conjunto por dois funcionários, que conferem e relacionam os itens recebidos do condomínio. E, quando há relação (protocolo) do condomínio, fazem a conferência e assinam o recibo. Este protocolo é devolvido na próxima visita.

Há possibilidade de cadastrar um e-mail do condomínio ou do responsável junto ao nosso departamento contábil (contabilidade@gruporodrigues.net), para que todos os documentos recebidos em nossa empresa sejam automaticamente relacionados, enviando o recibo eletrônico.

Lembramos que nossa equipe de motoboy não está autorizada a conferir malotes ou documentos. Eles apenas são encarregados de fazer a retirada e a entrega de documentos. Toda e qualquer conferência é feita na sede de nossa empresa. Igualmente, lembramos que nossa equipe de motoboy não está autorizada a transportar cheques ou dinheiro.

Elaboração do Balancete (Prestação de Contas)

Após o Grupo Rodrigues recepcionar os documentos, inicia o processo de elaboração física do balancete.

Todas as informações bancárias, receitas e despesas são lançadas em sistema, gerando os números finais do balancete.

A Importância da Conciliação Bancária

Para que um balancete seja considerado CONFORME, é fundamental que todos os documentos apresentados (por exemplo, notas fiscais, recibos etc.) conciliem exatamente com a conta bancária do condomínio.

Ou seja, se tivermos um total de R$ 2.120,00 de saídas bancárias, é fundamental que as despesas apresentadas (notas fiscais, recibo etc.) totalizem os mesmos R$ 2.120,00, exatamente.

Se as despesas apresentadas estiverem rigorosamente de acordo com as saídas bancárias, teremos a chamada conciliação bancária. Com isso, certamente este balancete não terá problemas.

Contudo, se as saídas bancárias foram superiores ou inferiores as despesas apresentadas (notas fiscais, recibos etc.), não teremos a conciliação bancária, e isto irá gerar divergência no saldo de caixa.

Lembre-se: a conciliação bancária deve ser o alvo de todo aquele que gere os recursos condominiais.

A Origem da Divergência

A divergência em um balancete vai existir sempre que as informações bancárias não forem idênticas aos documentos apresentados (notas fiscais, recibos, etc).

Lembre-se: quem faz um balancete é um profissional capacitado, contudo, este profissional não tem como elaborar um balancete conciliado, se o responsável pelo condomínio não mandar os documentos rigorosamente conciliados com a conta bancária.

Um balancete considerado CONFORME é aquele que concilia dados bancários com os documentos apresentados. Mas lembre-se conciliar não é aproximar, é bater exatamente.

Quanto tenho um total de saídas bancárias de R$ 2.120,00 e tenho a apresentação de R$ 2.100,00 em documentos (notas fiscais, recibos etc.), isto significa que gerou uma divergência de R$ 20,00 naquele determinado mês. Isto pode ser um problema.

R$ 20,00 em um mês parece pouco, mais ao final de um mandato (que pode durar um mês ou anos), pequenas divergências como esta podem gerar grandes inconsistências no caixa final.

A divergência para mais ou para menos deve ser combatida sempre.

Os Recursos Geridos Internamente

No item anterior destacamos que a divergência ‘pode’ ser um problema. Isto não significa que sempre será. Isto porque, aqueles R$ 20,00 faltantes no exemplo anterior podem estar em poder do representante do condomínio, para utilização em pequenas despesas. Isto não é, em regra, errado, mas definitivamente não deveria ser feito. Vejamos:

Infelizmente, nem todos os fornecedores e prestadores de serviços aceitam cheque do condomínio (emitem boleto ou aceitam PIX), até porque às vezes sabemos que podem pequenas despesas do dia a dia condominial que precisam ser geridas em espécie (dinheiro). Mas isso não é recomendável.

Buscando resolver este problema, o responsável pelo condomínio acaba ficando com pequenos valores em espécie para pagar tais gastos menores.

Mas para que o responsável pelo condomínio não se perca, é fundamental que todos esses valores em espécie sejam por ele rigorosamente controlados e informados ao Grupo Rodrigues por ocasião do envio dos documentos.

Se o responsável pelo condomínio não controlar e informar os valores em espécie que tem, daí sim voltamos a ter um problema.

Mas lembre-se: sempre evite gerir recursos internamente. E mais, um bom gestor de recursos condominiais nunca deve receber pagamentos dos condôminos em mãos, pois para isso há conta bancária. Fica a dica: lugar de morador pagar boletos é no banco.

E mais, sugerimos que não haja qualquer tipo de gestão interna de recursos. Evite relação com fornecedores e prestadores de serviços que não aceitem cheque do condomínio (emitem boleto ou aceitam PIX), pois eventual transtorno em seu caixa não vale à pena.

O Fechamento da Prestação de Contas

Com todos os documentos em mãos, os profissionais do Grupo Rodrigues irão proceder ao fechamento do balancete (prestação de contas).

Mas lembre-se:

Para um balancete ser fechado sem problemas é fundamental: 1) O envio de todos os documentos de uma só vez; 2) O envio de todos os documentos no prazo (de preferência até o dia 05 do mês seguinte); 3) A existência de perfeita conciliação entre as informações bancárias e os documentos apresentados (notas fiscais, recibos etc.).

No Fechamento Surgiu Dúvida ou Divergência. E agora?

Se durante a elaboração do balancete os profissionais do Grupo Rodrigues constarem qualquer dúvida ou divergência, não há motivo para ficar bravo.

Lembre-se: Nossos profissionais estão lidando com informações financeiras de outro, e não eles não têm como esclarecer algo sem prévio contato com o responsável pelo condomínio.

Portanto, ao fazermos contato buscando esclarecer dúvida ou divergência, não estamos acusando o responsável pelo condomínio de nada de ilícito. Apenas buscamos auxiliá-lo na elaboração de um balancete considerado CONFORME.

Isto porque se o balancete for NÃO CONFORME, o responsável pelo condomínio é quem deve dar conta da divergência, pois este é quem gere os pagamentos. Por isso lembre-se: os profissionais do Grupo Rodrigues, ao ligarem ou mandarem e-mail, informando sobre a dúvida ou divergência, não estão sendo chatos, mas sim estão buscando proteger: 1) a gestão atual do condomínio; 2) a economia do condomínio;

O Grupo Rodrigues é parceira dos gestores dos condominiais, e é por isso que prestamos toda assessoria nos fechamentos financeiros (prestações de contas).

Esclarecida a dúvida ou sanada a divergência, o balancete (prestação de contas) é fechado sem problemas.

Contudo, se a dúvida ou divergência permanecerem, iremos aguardar o tempo limite pela solução. O tempo limite é o prazo que temos para fechar o balancete até que seja necessário imprimir os boletos bancários. Se chegar próximo ao prazo de impressão dos boletos bancários, aquele balancete poderá ser fechado e a divergência permanece, sendo registrada no balancete.

Lidando com os Saldos

O Grupo Rodrigues passou a utilizar nova sistemática de apontamento de saldos.

Aquela que era chamada nos balancetes de ‘conta ordinária’, passa a ser chamada de ‘conta corrente’. Assim, o balancete passa a indicar precisamente o saldo em conta corrente, para acompanhamento pelos moradores.

Contudo, quando não há conciliação exata entre o balancete e a conta bancária, o saldo final certamente não irá bater (conciliar).

Assim o saldo será dividido em dois: 1) saldo conta corrente; 2) saldo conta gestão interna – síndico; (ou três ou mais se o condomínio possuir conta investimento e afins).

Tudo aquilo que sobrar ou faltar na conta corrente, passa a ser transportado para a chamada ‘conta gestão interna – síndico’. Gerando um saldo final desta ‘conta’ em paralelo à ‘conta corrente’.

Vejamos um exemplo:

Constatada a divergência, os profissionais do Grupo Rodrigues farão contato com o responsável pela gestão financeira do condomínio.

Se o responsável pela gestão financeira do condomínio informar tratar-se da falta de uma ou mais notas (despesas), os profissionais do Grupo Rodrigues solicitarão o seu urgente envio. Enviada a nota, a divergência é sanada e o saldo final será conciliado.

Contudo, se não for sanada a divergência, presumiremos que este valor ficou em espécie no condomínio para as chamadas pequenas despesas (item 4.3), gerando um saldo em ‘conta corrente’ de XX,XX e um saldo em ‘conta gestão interna – síndico’ de R$ 20,00.

Este saldo (conta gestão interna – síndico) será deduzido, acrescido ou zerado, mês a mês. Este saldo poderá ser positivo ou negativo (será negativo sempre que sobrar recursos na conciliação bancária). O saldo negativo na ‘conta gestão interna – síndico’, poderá indicar que o responsável pela gestão financeira do condomínio emprestou valores ao condomínio.

Mas caso o responsável pela gestão financeira do condomínio não deseje a indicação de saldo (conta gestão interna – síndico), será fundamental: 1) Não gerir recursos internamente, pagando tudo somente via cheque, cartão (se possível) ou internet (se possível, PIX ou Transferência); 2) Enviar documentos (notas fiscais, recibos etc.), em exata conciliação com o movimento da conta bancária do condomínio; 3) Não receber quaisquer valores em mãos;

Os profissionais do Grupo Rodrigues estão à disposição para auxiliar o responsável pela gestão financeira do condomínio em sanar problemas nos fechamentos de balancetes.

Envio do Balancete

Uma vez concluído o fechamento do balancete pelos profissionais do Grupo Rodrigues, ele é impresso, encadernado e enviado ao condomínio (consulte se seu condomínio já conta com o serviço de digitalização de pastas).

Lembre-se: os balancetes devem sempre ser arquivados no condomínio. Nossos profissionais não têm autorização para arquivar estes tipos de documentos em nossa sede.

Ao síndico do condomínio cabe o arquivo dos balancetes. Isto mesmo, o dever é do síndico. Isto porque embora possa haver um corpo diretivo como corresponsável pela gestão, o dever legal é imposto ao síndico.

Por isso orientamos que todos os síndicos arquivem rigorosamente os balancetes do condomínio.

E orientamos que qualquer pedido de vista aos balancetes deve ser controlado por protocolos. Qualquer sumiço ou dano nos balancetes é de responsabilidade do síndico.

O prazo para solicitar qualquer correção ou retificação no balancete ao Grupo Rodrigues é de 15 dias corridos, contados de sua entrega no condomínio.

Arquivando os Balancetes

Orientamos que todos os balancetes sejam arquivados pelo síndico, conforme item 5.

É importante que este arquivamento se dê em local seguro e de acesso restrito, já que os balancetes são documentos muito importantes.

Organize sempre o arquivamento por ordem cronológica.

Submetendo os Balancetes à Comissão

Periodicamente é fundamental que o síndico e comissão se reúnam para analisar os balancetes.

Estas reuniões informais entre síndico e comissão poderão ser mensais ou, no mínimo trimestrais. E visarão analisar os números financeiros do condomínio.

Ao final de cada reunião entre síndico e comissão, é fundamental que todos assinem os balancetes, no local indicado.

O síndico poderá ter problemas caso os balancetes não estejam assinados pela comissão, pois isto poderá sugerir que ele não mostrou as finanças aos seus pares. Por outro lado, a comissão poderá ser responsabilizada pela omissão no dever de fiscalizar os atos do síndico. Enfim, analisar as pastas e posteriormente assiná-las é bom para todos.

Assembleias de Prestação de Contas

É dever do síndico convocar anualmente assembleia para prestação de contas, ocasião em que todas as pastas deverão ser apresentadas por ele.

A assembleia é por imposição legal a destinatária das contas, portanto a assembleia pode aprovar ou reprovar totalmente ou parcialmente as contas do síndico. Por isso é tão importante realizar assembleia de prestação de contas.

Uma vez aprovadas as contas em assembleia, como regra, elas não podem mais ser questionadas. Se rejeitadas as contas, o síndico ou comissão poderão ser compelidos até mesmo a devolver valores ao condomínio.

Por isso orientamos o síndico: 1) nunca realize ou autorize despesas que não estejam previstas no orçamento; 2) toda e qualquer grande despesa deve ser aprovada por assembleia; 3) cuide bem dos balancetes; 4) tenha perfeita conciliação bancária em seus balancetes; 5) não conceda descontos ou faça acordos de débitos diretamente com moradores; 6) evite gerir recursos em espécie; 7) convoque anualmente assembleia de prestação de contas.

Prestando Contas aos Moradores

Mensalmente, juntamente com o boleto de contribuição condominial, é enviado aos condôminos um resumo de balancete demonstrativo do condomínio.

Este resumo serve: 1) para prestar contas a cada um dos coproprietários; 2) para possibilitar que o coproprietário construa sua dúvida, seja para saná-la junto ao síndico, seja para apresentar à assembleia de prestação de contas;

Orientamos que o síndico e comissão mantenham, sempre que possível bom relacionamento com os demais coproprietários, esclarecendo as dúvidas relativas aos balancetes sempre que solicitado.

Mas sabemos que nem sempre isto é possível, isto porque, infelizmente existem alguns condôminos que fazem cobranças ou questionamentos de maneira inconveniente. Neste caso extremo, sugerimos que: 1) oriente o condômino queixoso a agendar horário com o síndico e/ou com a comissão para olhar as pastas (ou se seu condomínio já contar com pastas digitalizadas, ele pode fazer isso usando o site ou app do Grupo Rodrigues); 2) se for impossível a sugestão anterior, sugerimos que o condômino queixoso receba a resposta de que em assembleia de prestação de contas todas as dúvidas serão sanadas, já que cabe a assembleia analisar as contas e não aos condôminos individualmente.

Conte com o Grupo Rodrigues

O síndico e a comissão devem sempre contar com o Grupo Rodrigues, seja por atendimento telefônico, por e-mail ou pessoalmente.

Por isso, caso tenha qualquer problema relacionado aos nossos serviços procure um de nossos funcionários, e se não houver solução, procure um de nossos gerentes ou diretores.

O Grupo Rodrigues é uma parceira do síndico, comissão e moradores, por isso: contem conosco!

Documento elaborado em Janeiro/2012, revisado em Julho/2021.